회의록에 결정·할 일·넘긴 쟁점을 나눠 적는 법

왜 나눠 적나요

회의 내용을 순서대로 적은 회의록은 나중에 다시 읽어도 무엇이 정해졌는지 찾기 어렵습니다. 같은 상대와 몇 달씩 이어지는 회의라면 더 그렇습니다. 회의가 끝나면 남는 것은 셋입니다. 정해진 것(결정), 누가 언제까지 할 것(할 일), 정하지 못하고 넘긴 것(쟁점).

결정: 무엇이 정해졌고, 무엇에 기대고 있나

결정은 한 줄로 끝내지 않는 게 좋습니다. 같이 적어 둘 것은 이렇습니다.

• 조건 · ‘견적서가 수요일까지 가면’처럼 결정이 기대고 있는 전제
• 근거 종류 · 데이터, 비용, 규정에 근거했는지, 경험이나 의견이었는지
• 반론 · 누가 어떤 걱정을 했고, 그 걱정이 정리됐는지
• 바꾼 결정 · 앞 회의에서 정한 것을 뒤집었다면 무엇을 대체했는지

‘검토해 보겠습니다’, ‘위에 한번 여쭤볼게요’는 결정이 아닙니다. 이런 말은 넘긴 쟁점이나 할 일로 적어야 다음 회의에서 다시 꺼낼 수 있습니다.

할 일: 담당과 기한이 있어야 실행됩니다

할 일은 담당과 기한이 둘 다 있을 때만 실행 가능한 할 일로 봅니다. ‘예산 범위 확인’처럼 기한이 없는 할 일은 따로 표시해 두면, 회의 중에 기한을 정하자고 말을 꺼내기 쉬워집니다.

담당과 기한은 실제로 그렇게 말한 발언이 있을 때만 적습니다. 회의록을 쓰는 사람이 짐작으로 채우면 상대는 동의한 적 없는 약속이 생깁니다.

넘긴 쟁점: 몇 번, 며칠째 넘겼나

정하지 못한 안건은 처음 꺼낸 날과 넘긴 횟수를 함께 남깁니다. ‘예산 범위 · 이월 2번 · 23일째’처럼 적어 두면, 같은 쟁점이 회의마다 반복되고 있다는 게 한눈에 보입니다. 다음 회의 안건을 정할 때 가장 먼저 볼 목록이 됩니다.

다음 회의 전에: 지난 약속은 어떻게 됐나

같은 상대와 다시 만나기 전에, 지난 회의의 할 일이 다음 회의에서 어떻게 다뤄졌는지 셋 중 하나로 나눕니다.

• 완료 · ‘단가표는 어제 보내 드렸고요’처럼 끝났다고 직접 말함
• 안 됨 · ‘견적서는 아직 못 드렸습니다’처럼 못 했다고 직접 말함
• 언급 없음 · 회의에서 아무 말이 없었음

정황으로 짐작하지 않고 직접 말한 발언으로만 판정해야, 판정 자체를 두고 다투지 않습니다.

새겨가 대신 하는 것

새겨는 회의 녹음을 받아 위 형식대로 회의록을 쓰고, 줄마다 근거 발언을 인용합니다. 인용이 원문에 없는 줄은 프로그램이 버리고, 같은 사람과 다시 만나기 전에 남은 약속과 지난 쟁점을 모아서 보내 드립니다. 회의 단위로 결정률, 할 일 완성도, 쟁점 이월을 숫자로 남기지만 사람별 점수는 매기지 않습니다.

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